一个主持人不仅仅是一个仪式的主持者,他可以使会议或研讨会顺利进行。从制定议程、创建可实现的目标到确保参与者能够高效工作的安全环境,企业都要求专业的促进者承担一切任务。教育领域也是如此,应该有效地促进讲习班或教室。

这并不容易,它需要很多专业技能。如果您发现自己需要促进会议或课堂,请执行以下8个技能提示:

1.让人们知道主持人的角色

知道如何做什么作为促进者以及什么不是做事,是工作中最关键的部分之一。然而,将协调人的角色传达给第三方的能力可能对您的成功更为关键。为了防止后续出现问题,请确保在主持会议或课程之前解释好自己的期望。

2.创建和分享特定会议/课程目标

想象一下,收拾好行李,出发去度假,车里没有人知道目的地。当然,你可能会去一个很棒的地方,但更有可能的是,因为你迷路了,你会在路边一个糟糕的汽车旅馆里过夜。同样的事情也会发生,如果你试图领导一个会议或课没有写精确的目标。好的目标是可以实现的。在这种情况下,可实现意味着目标将不需要比当前可用的时间、资源或许可更多的时间会议。


3.1 .写好议程并坚持执行

准备可以防止糟糕的表现,没有计划,你可能不会有一个非常成功的会议。所以,确保你写一个并提前向所有与会者提供它,让每个人都准备好了。良好的议程包括目标,如上所述,以及会议将涵盖的主题列表。出现主题时,您必须知道包括每个人的目的以及它如何直接帮助达到会议或课程的整体目标。

如果你不能找到主题和目标之间的直接联系,那就把它去掉,下次再说吧。当你不打算亲自领导某一特定主题的讨论时,议程必须指定谁将负责该部分。为每一个话题制定一个时间表,将有助于使一切走上正轨,避免无休止的讨论。


4.成为会议/教室的主人

如今,许多公司都在推动一种更民主的领导方式,但这在会议的限制下是行不通的。虽然将记笔记、计时员或演讲者等角色分配给其他会议参与者是个好主意,但记住,最终完成目标的是协调人。因此,即使你让别人来领导会议的某些方面,你也必须保持控制。从一开始就要明确,什么时候结束一个话题,什么时候进入下一个话题,你有最终决定权。在引导讨论时要果断,确保每个人都在完成任务,确保你有效地利用时间。


5.包容他人,帮助他人做出贡献

良好的促进作用的很大一部分是营造一种环境,让人们觉得他们可以分享自己的想法,并且愿意这样做。你与参与者互动的方式对促进这种行为大有帮助。因此,一定要始终以积极乐观的态度展现自己。这意味着永远不要对建议持批评态度,总是试图证实参与者说的任何话。如果你觉得有人提出了一个很好的观点,但可能没有以最好的方式表达出来,通过重述来帮助他们。给每个人一个交谈的机会,即使这需要一点个人提示,比如,“约翰,当你听说公司要关闭市中心的分公司时,你的第一反应是什么?”


6.要掌握的不仅仅是积极倾听

不要落入只是另一个演示者或教练的行为陷阱。便利化是一种双向街道,需要说话和听力。是的,你需要知道如何与权威和完善的优秀点谈论良好的方向,但你不能忽视练习方式听取其他人真正的话。有效的听力技巧超越积极聆听异常听力的领域。同情聆听是了解一个人所说的话语的表面含义和了解如何识别所附的情感情绪。这些线索可以以肢体语言的形式出现,说出语调,甚至没有说。您越熟练地成为一个异常侦听器,可以越来越容易运行生产性会议或研讨会。


7.认识到您不是主题专家

寻找向自己承认的方法以及您不知道的其他人是一个复杂的技能,因为很少有人想要承认他们不是房间里最有能力的人。但是,会议或阶级的某人几乎有100%的机会拥有对受试者的经验和知识。这是正常和完美的可接受的。


8.学会正确结束会议/课程

信不信由你,完成一场会议或课程的目标并不一定意味着你作为主持人的角色是成功的。通常情况下,如果参会者不清楚他们未来需要做什么,那么达到一个目标并不会对现实世界产生任何影响。但是您可以通过正确地结束会话来避免这种缺失。最好是总结一下要点,并进行核对,以确保所有参与者都达成一致意见。然后确保每个人都知道会后或课后需要做什么。如果目标需要进一步的行动,坚持让人们做出具体的承诺,他们将做什么以及何时做。最后,通过回顾任何成就的价值来结束会议,并具体指出个人的积极贡献。

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让-巴蒂斯特·Berguerand
写道

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